POS-система: что это такое и какую выбрать
08 ноября 2024По сути POS-система — это рабочее место продавца. Но не только. В связке с товарным учетом она дает порядок в магазине и контроль прибыли, а еще ускоряет обслуживание клиентов.
В этой статье мы подробно разберем, что представляют собой POS-системы, какие виды существуют и как выбрать подходящую. В том числе представим систему МойСклад. Это современное решение позволит работать вам через интернет с любого компьютера, планшета, смартфона — контролировать продажи, остатки товара и прибыль. Быстрый старт без обучения, есть бесплатный тариф.
- Что такое POS-система и зачем она нужна
- Что такое POS-терминал и чем он отличается от POS-системы
- Требования к POS, торговому и кассовому оборудованию в Узбекистане
- Схема работы POS-систем
- Какие бывают POS-системы и из чего они состоят
- Как выбрать POS систему, оборудование и терминал: пошаговая инструкция
- Готовые pos-системы
- Вопросы и ответы
- Автоматизация торговли с помощью POS-системы МойСклад
Что такое POS-система и зачем она нужна
Как мы уже отметили, в самом простом виде POS-система (Point of Sale) — это онлайн касса, позволяющая принимать оплату разными способами: наличными, безналичными, по QR-коду. Модели тут разные. Может быть моноблок (компьютер) с монитором отдельно, может быть 2 в 1. Либо вообще онлайн, без дополнительного оборудования.
Что дает POS-система владельцу бизнеса:
- Вы регистрируете продажи и возвраты товара по закону, с кассовыми чеками;
- Вы делаете это быстрее и без ошибок.
Если же к рабочему месту продавца добавить товарный учет, то вы:
- Всегда знаете, сколько реально товара у вас в наличии;
- Видите, сколько вы реально зарабатываете прибыли с каждого товара;
- Можете за минуту отредактировать цены и скидки — в любом количестве торговых точек;
- Проведете инвентаризацию в 10 быстрее, чем вручную;
- Контролируете своих сотрудников, снижая риск воровства.
POS-системы используются в розничной торговле, ресторанах, кафе, сервисных центрах и так далее.
Что такое POS-терминал и чем он отличается от POS-системы
POS-терминал — это часть POS-системы, предназначенная для проведения операций на кассе. Это может быть устройство для оплаты банковскими картами или сенсорный терминал, связанный с системой учета. POS-терминал не может полноценно выполнять учет, а только передает данные в основную POS-систему, которая обрабатывает и сохраняет информацию.
POS-терминалом могут выступать различные устройства:
- моноблоки с сенсорным экраном,
- киоски, объединяющие несколько функций (сканер штрихкодов, чековый принтер),
- терминалы для безналичной оплаты (пин-пады).
Чаще всего под POS-терминалом подразумевают кассовый ПК с дисплеем, к которому подключаются все прочие элементы POS-системы.
В отличие от терминала, POS-система состоит из нескольких независимых компонентов, объединенных в единую сеть, которые можно легко заменять или обновлять. Например, если один из элементов системы выходит из строя, его можно оперативно заменить, что позволяет избежать простоя и потерь в бизнесе.
Требования к POS, торговому и кассовому оборудованию в Узбекистане
В Узбекистане владельцы бизнеса обязаны устанавливать POS-терминалы в рамках законодательства. Центральный банк и Государственный налоговый комитет утвердили порядок, согласно которому объекты торговли и услуг должны предоставлять возможность для безналичной оплаты с использованием банковских карт.
Обязательство касается, в частности, торговых точек с площадью более 150 кв. м, автозаправочных станций, ресторанов, гостиниц и других объектов обслуживания, особенно если их сотрудники получают зарплату на пластиковые карты.
Согласно требованиям, также необходимо заключить договор с банком на эквайринг, что обеспечивает проведение безналичных платежей и обслуживание оборудования. Отказ от оплаты картой из-за неумения пользоваться терминалом или его неисправности является нарушением правил и влечет за собой санкции.
Кроме того, POS-система должна быть зарегистрирована и интегрироваться с фискальной системой для передачи данных о продажах в налоговую службу. Компании, работающие с маркированными товарами, обязаны соблюдать правила учета и использовать оборудование, поддерживающее национальные системы маркировки и учета.
Схема работы POS-систем
Полноценная POS-система объединяет несколько устройств:
- POS-терминал — для расчетов с клиентами.
- Сканер штрих-кодов — упрощает идентификацию товаров.
- Принтер чеков — позволяет выдавать чеки и квитанции.
- Программное обеспечение — центральный элемент, который обрабатывает все данные, создает отчеты и управляет запасами.
Примерная схема работы выглядит так: вы сканируете товар, информация передается в систему, тут же выходит кассовый чек для покупателя, данные о продаже зафиксированы в учетной базе.
В системе МойСклад этот процесс происходит за долю секунды, таким образом, у вас перед глазами всегда реальное наличие товара, и вы знаете, сколько прибыли заработали. Особенно это важно для сетевых магазинов и складов.
А еще МойСклад избавляет вас от необходимости покупать дополнительное оборудование. Достаточно установить приложение на любое устройство и подключить к нему онлайн-кассу. Попробуйте — это бесплатно.
Какие бывают POS-системы и из чего они состоят
POS-системы — моноблочные и модульные, каждый тип имеет свои особенности.
Монолитные POS-системы
Монолитная система регистрируется как единое устройство, где все составные части от одного производителя. Она состоит из: экрана, процессора или моноблока, встроенного фискального модуля, чекового принтера и сканера.
Пример оборудования
POS-система SunMI T2s моноблок, настольный терминал (L1562)
От 10 050 000 Сум
Модульные POS-системы
Модульная POS-система — это набор связанного между собой оборудования и программного обеспечения для рабочего места кассира. Обычно включает в себя:
- планшет или монитор и блок с кассовым ПО;
- дисплей для покупателя;
- фискальный регистратор с накопителем;
- POS-терминал и так далее.
Пример оборудования
Комплект состоит из ноутбука, смарт-терминала, сканера штрих-кодов, принтера чеков + «мозг» всей системы в виде МоегоСклада.
Стоимость от 7 000 000 сум.
В монолитных POS-системах все компоненты встроены, поэтому замена или ремонт часто занимает больше времени, и в таких ситуациях бизнесу может потребоваться резервное кассовое оборудование.
Также различия есть и в устройстве фискальной памяти: в монолитных она встроена в аппарат, тогда как в модульной фискальная память чаще всего находится в отдельном фискальном регистраторе, который выполняет роль чекового принтера и отправляет данные о транзакциях напрямую в налоговые органы.
В таблице ниже сравним возможности каждой из них:
| Сравнение монолитной POS-системы и модульной системы на базе МоегоСклада | ||
| Параметр | Монолитная POS-система | Модульная POS-система на основе МоегоСклада |
Стоимость начальная |
От 5 500 000 UZS |
От 1 610 000 UZS |
Гибкость конфигурации |
Низкая |
Высокая, легко настроить |
Учет товаров и аналитика |
Ограниченная |
Полная интеграция с аналитикой и CRM |
Возможность обновлений |
Ограничена |
Автоматическое обновление ПО |
Совместимость |
Только с предустановленным оборудованием |
Можно модернизировать |
Как выбрать POS систему, оборудование и терминал: пошаговая инструкция
Дальше мы распишем подробно все шаги, что и как делать, чтобы выбрать подходящее решение для вашего бизнеса.
Определите потребности бизнеса
Оцените объем продаж, наличие различных точек, потребности в аналитике. Если у вас небольшой розничный магазин с ограниченным ассортиментом товаров, вам будет достаточно банковского пинпада для приема оплат по карте и сканера штрих-кодов. Вести учет при таком объеме можно в таблицах Excel или даже в тетради.
С ростом ассортимента и объемов продаж, вам уже понадобится онлайн-касса и товароучетная система, например модульная система на базе МоегоСклада. Это позволит вам следить за остатками, прогнозировать закупки, повышать рентабельность бизнеса.
Рассчитайте бюджет
Учитывайте начальные затраты на оборудование и программное обеспечение. Нужно понимать, что за обычную монолитную POS-систему вы платите 1 раз при покупке оборудования и раз в несколько месяцев за обслуживание и обновление ПО, а модульная система предполагает регулярные платежи по выбранному тарифу. В таблице ниже приведены расчеты примерной начальной стоимости каждой из них.
Так, в итоге получается, что модульная система обходится дешевле на старте.
Важно помнить, что если выберете модульную систему на базе ERP МойСклад, вы получаете не только кассу, но и товароучетную систему, а также CRM для ведения клиентской базы. Сможете вести торговлю и в других каналах, например продавать товары дополнительно через Телеграм-бот, на маркетплейсах или в своем интернет-магазине.
Убедитесь в совместимости
Если вы уже используете оборудование, проверьте его совместимость с новой POS-системой. Обычно совместимость прописывается в характеристиках оборудования, можете также запросить информацию у поставщика.
Отметим, что МойСклад совместим с любым оборудованием. Установите его на компьютер, планшет или смартфон, подключите принтер чеков, сканер штрих-кодов и начните работу. Все это — буквально за 30 минут без специальных навыков.
Оцените поддержку и обновления
POS-система должна поддерживать своевременные обновления для обеспечения безопасности и стабильности работы.
Преимущество облачного решения МойСклад — любые обновления входят в подписку. В МоемСкладе появилась поддержка маркировки, которая доступна по умолчанию всем пользователям сервиса.
Кроме того, если возникнет проблема с оборудованием или перебои с электричеством, вы не теряете данные. Вся ваша аналитика хранится на сервере и вы сможете легко восстановить доступ к ним через личный кабинет в МоемСкладе.
Полный расчет, что и сколько стоит — в таблице ниже:
| Параметр | Моноблок SUNMI T2 + сканер штрих-кодов | Модульная система: ноутбук + чековый принтер + сканер штрих-кодов + МойСклад |
Стоимость оборудования |
Моноблок со встроенным принтером — от 10 050 000 сум |
Ноутбук — от 5 000 000 сум |
Программное обеспечение |
Включено в стоимость |
Годовая подписка на МойСклад, тариф Базовый: 1 610 000 сум |
Обслуживание и обновления |
от 500 000 сум |
Интеграции и обновления входят в абонентскую плату |
Итоговая сумма за год |
От 10 800 000 сум |
От 7 160 000 сум |
Готовые pos-системы
Мы уже разобрались в отличиях монолитной и модульной POS-систем, как предпринимателю выбрать подходящее решение и сравнили цены. Теперь рассмотрим готовые модульные POS-системы на базе МоегоСклада для разных видов бизнеса.
Готовая POS-система и оборудование для розничного магазина
Решение подойдет для магазина продуктов, одежды, электроники и так далее. Для старта с модульной достаточно подключить торговое оборудование и загрузить каталог товаров. 15 минут и рабочее место продавца готово. Вам будут доступны:
Регистрация продаж и возвратов, работа с весовыми и разливными товарами. Смешанная оплата: наличные + карта. Подключение программ лояльности для клиентов — персональные и накопительные скидки.
Подключение популярных моделей онлайн-касс и X-Printer для печати чеков.
Редактор ценников и этикеток.
Учет общей выручки и остатка наличных за смену. Соблюдение кассовой дисциплины.
А еще — интеграция с Национальной системой маркировки Asl Belgisi.
С помощью POS-системы на базе МоегоСклада вы сможете легко интегрировать все процессы учета и управления товарными запасами в единую систему, что существенно упростит работу и позволит оперативно реагировать на изменения спроса.
Готовая POS-система для заведений общественного питания
Подойдет для автоматизации заведений общественного питания — от кафе до фастфудов и пекарен. Модульная POS-система на базе МоегоСклада:
- упрощает контроль запасов, расход ингредиентов, и расчет себестоимости блюд благодаря техкартам;
- автоматически списывает ингредиенты со склада, позволяет создавать комплекты для быстрых продаж и поддерживает смешанную оплату;
- включает в себя CRM для управления программами лояльности и рассылок клиентам.
Все это можно контролировать в реальном времени, включая кассу и аналитику, прямо со смартфона.
Готовая POS-система для сферы услуг
МойСклад предлагает эффективную POS-систему для предприятий сферы услуг: парикмахерских, сервисных центров, автосервисов и других. Система позволяет:
- вести учет расходных материалов, автоматически списывать их по мере использования;
- управлять базой клиентов через встроенную CRM.
Благодаря CRM можно хранить историю заказов, создавать программы лояльности и настраивать автоматические уведомления. МойСклад упрощает процесс инвентаризации, помогает анализировать затраты и оптимизировать складской учет, чтобы лучше контролировать финансовые и материальные ресурсы.
Часто задаваемые вопросы
Это наиболее распространенные ситуации.
POS-система (Point of Sale) — это комплексное решение для обработки продаж, учета товаров и управления бизнес-процессами в торговле. Она включает как аппаратное, так и программное обеспечение, позволяя быстро и эффективно обрабатывать транзакции, управлять запасами, фискализировать продажи и генерировать отчеты.
При выборе POS-системы важно учитывать потребности вашего бизнеса, совместимость с уже имеющимся оборудованием, бюджетные ограничения и доступность технической поддержки. Также стоит обратить внимание на функционал, который будет наиболее полезен именно для вашего сегмента рынка.
Облачные POS-системы, такие как МойСклад, позволяют получать доступ к данным из любого места, обеспечивают автоматическое обновление программного обеспечения и минимизируют затраты на оборудование. Они также позволяют интегрироваться с другими сервисами и системами, что улучшает общий процесс управления бизнесом.
Да, обучение сотрудников является важным этапом внедрения POS-системы. Многие провайдеры, такие как МойСклад, предлагают обучение и поддержку, что значительно облегчает процесс адаптации.
Стоимость внедрения POS-системы зависит от выбранного решения. Облачные системы, как правило, имеют более низкие начальные затраты.
В большинстве случаев можно использовать существующее оборудование, если оно совместимо с выбранной POS-системой. Однако перед покупкой системы стоит уточнить список поддерживаемых устройств, таких как кассовые аппараты, принтеры и сканеры.
Регулярные обновления программного обеспечения необходимы для обеспечения безопасности, исправления ошибок и добавления новых функций. Многие облачные решения, такие как МойСклад, автоматически обновляются, что снимает с вас эту нагрузку.
Да, многие POS-системы предлагают интеграции с различными бизнес-приложениями, такими как CRM, системы бухгалтерии и маркетинга. МойСклад, будучи полноценной ERP-системой, представляет собой экосистему, которая поддерживает регулярные релизы полезных интеграций.
POS-системы позволяют легко управлять возвратами и обменами товаров, автоматически обновляя запасы и генерируя необходимые документы. Процесс обычно включает выбор товара, указание причины возврата и выполнение возврата средств клиенту.
Да, многие современные POS-системы поддерживают интеграцию с интернет-магазинами, а также маркетплейсами и Telegram, что позволяет управлять как онлайн, так и офлайн-продажами из одной системы. Все это есть в МоемСкладе.
В обычных системах — от одного дня до нескольких недель, в зависимости от сложности системы и масштабов бизнеса. В МоемСкладе начать работу можно уже через 30 минут.
Фискальный модуль обеспечивает соответствие законодательным требованиям по учету и отчетности. Он автоматизирует создание фискальных документов, таких как чеки и счета, и позволяет печатать чеки с QR-кодами.
POS-системы собирают и обрабатывают данные о продажах. Это помогает улучшать торговлю в целом.
Автоматизация торговли с помощью POS-системы МойСклад
В любом бизнесе важен порядок. Учет в тетрадке или в Excel удобен только в начале. Потом потребуется контролировать закупки, следить за остатками и денежными средствами. Здесь уже понадобится товароучетная система. Подойдет сервис МойСклад.
Заказы поставщикам. Сервис позволяет делать заказы поставщикам как вручную, так и автоматически — вы ставите количество неснижаемого остатка, программа формирует заказ. Вы сразу видите себестоимость товаров, которая рассчитывается автоматически.
Инвентаризация. Сканируйте штрихкоды всех товаров, что у вас в наличии. Сервис сам определит расхождения между количеством по документам и фактическим наличием.
Гибкое управление ценами. Массово редактируйте цены. Устанавливайте различные типы цен, скидки. Ставьте запрет скидок на выбранные товары.
Борьба с воровством. МойСклад помогает бороться с нечистыми на руку сотрудниками. Сервис делает все процессы прозрачными, каждое действие отражается в системе.
Торговые документы. Более 100 форм накладных, актов, счетов, договоров и других документов — заполняйте, печатайте, отправляйте.
Все процессы по продаже и учету товаров — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.
- контролируйте остатки на складах и товаров на реализации;
- создавайте заказы поставщикам на основе статистики продаж или неснижаемого остатка;
- смотрите реальную прибыль по каждому товару;
- работайте с маркированными товарами;
- быстрый старт, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.